문화재청 기록물관리 및 기록관 운영 규정

제정 2005.11.18. 문화재청 훈령  제79호
개정 2008.01.24. 문화재청 훈령 제122호

개정 2008.06.03. 문화재청 훈령 제133호

개정 2009.05.29. 문화재청 훈령 제147호

(문화재청 직제개정에 따른 문화재청 개방형 직위 임용후보자

선발심사위원회 규정 등 일부 개정규정)

개정 2009.12.14. 문화재청 훈령 제189호

개정 2009.12.29. 문화재청 훈령 제195호

개정 2012.03.29. 문화재청 훈령 제256호

개정 2013. 4. 8. 문화재청 훈령 제291호

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 같은 법 시행령 제10조의 규정에 따라 문화재청과 그 소속기관 및 문화재청 산하 공공기관의 기록물관리와 기록관 설치․운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.<2012.3.29>

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. “처리부서”란 문화재청과 그 소속기관 및 문화재청 산하 공공기관(이하 “산하기관”이라 한다)에 두고 있는 부서단위의 보조기관을 말하며 보조기관이 없는 소속기관과 산하기관은 그 기관을 처리부서로 본다.<2012.3.29>

2. “문화재청기록관”이란 문화재청이 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제13조, 제28조, 제41조 및 같은 법 시행령(이하 “영”이라 한다) 제10조, 제60조, 제78조에 따라 보존서고와 자료실, 보존시설․장비, 기록물관리 전문인력 등을 갖추고 기록물관리를 수행하기 위해 설치한 기구를 말한다.<2012.3.29>

3. “기록관 자료실”이란 문화재청이 수집한 도서․자료 등을 정리 보존하여 공중에 제공, 저작권의 보호관리, 정보공개청구의 접수처리, 간행물의 발간등록번호와 국제표준자료번호 부여 등에 관한 업무를 수행하는 시설을 말한다.<2012.3.29>

4. “소속기록관”이란 법 제13조와 영 제10조에 따라 문화재청 소속기관 및 산하기관에 설치된 기록관을 말한다.<2012.3.29>

제3조(문화재청기록관의 소속) ① 문화재청기록관(이하 “기록관”이라 한다)은 정보화담당관 소속으로 하고 기록관장은 정보화담당관(이하 ‘기록관장’이라 한다)이 되며 기록관 운영과 소속기록관 및 처리부서의 기록물관리를 총괄․조정한다.<2008.6.3><2009.5.29><2012.3.29>

② 소속기록관은 당해 기관의 기록물관리 총괄부서 소속으로 하고 그 부서의 장이 소속기록관장이 되며 소속기록관의 운영과 처리부서의 기록물관리를 총괄한다.<2012.3.29>

제4조(기록관장의 업무) ① 기록관장은 다음 각 호의 업무를 총괄한다.

1. 당해 공공기관의 기록물관리에 관한 기본계획의 수립․시행<2012.3.29>

2. 당해 공공기관의 기록물의 수집․관리 및 활용<2012.3.29>

3. 기록관이 설치되지 아니한 관할 공공기관의 기록물관리<2012.3.29>

4. 영구기록물관리기관으로의 기록물의 이관<2012.3.29>

5. 당해 공공기관의 기록물에 대한 정보공개청구의 접수<2012.3.29>

6. 관할 공공기관의 기록물관리에 대한 지도․감독 및 지원<2012.3.29>

7. 문화재청 기록물평가심의회의 구성․운영<2012.3.29>

8. 문화재청 기록관의 보안관리 및 재난대비계획 수립․시행<2012.3.29>

9. 문화재청 기록관리기준표의 관리<2012.3.29>

10. 문화재청 기록관 보유기록물의 주기적 점검<2012.3.29>

11. 문화재청 기록물관리 제도개선 및 지침․매뉴얼 등의 개발보급<2012.3.29>

12. 각종 도서의 구입과 발간간행물의 수집, 발간등록번호 관리 등<2012.3.29>

13. 그 밖에 문화재청의 기록물관리에 관한 사항<2012.3.29>

② 기록관장은 관할 소속기록관과 처리부서의 체계적인 기록물관리를 위해 기록물관리책임관과 기록물관리담당자를 지정하여야 한다.<2012.3.29>

③ 기록관장은 문화유산 관련 기록물을 효율적으로 보존관리 및 활용하기 위하여 소속기록관장과 기록물관리책임관을 대상으로 하는 협의체를 구성․운영할 수 있다.<2012.3.29>

제5조(소속기록관의 설치․운영) ① 다음 각 호에 해당하는 기관의 장은 제2조제4호에 따른 소속기록관을 설치․운영하여야 한다.<2012.3.29>

1. 한국전통문화대학교<2012.3.29>

2. 국립문화재연구소<2012.3.29>

3. 한국문화재보호재단<2012.3.29>

② 제1항 각 호의 기관의 장은 소속기록관의 운영과 소관 기록물관리에 관한 세부사항을 기록관장과 사전협의를 거쳐 따로 정할 수 있다.<2012.3.29>

③ 제1항에 해당하지 아니하는 처리부서는 이 규정이 정하는 바에 따라 기록물관리 업무를 수행하여야 한다.<2012.3.29>

제5조의 2(소속기록관장의 임무) ① 소속기록관장은 제4조제1항 각 호의 업무를 수행하여야 한다.<2012.3.29>

② 소속기록관장은 관할 처리부서에서 생산하는 모든 기록물이 보존관리 및 활용되도록 필요한 조치를 강구하여야 한다.<2012.3.29>

제6조(기록관의 명칭) 기록관의 명칭은 기관명과 기록관을 조합하여 명명하는 것을 원칙으로 하되 필요한 경우 기록물의 특성을 고려하여 따로 정할 수 있다.<2012.3.29>

1. 본청의 경우 : 문화재청 기록관

2. 소속기관의 경우 : 소속기관명 기록관<2012.3.29>

3. 산하기관의 경우 : 한국문화재보호재단 기록관<2012.3.29>

제7조(기록물의 생산원칙) ① 처리부서는 업무의 입안단계부터 종결단계까지 업무수행의 모든 과정과 결과가 기록물로 생산․관리될 수 있도록 하여야 한다.<2012.3.29>

② 처리부서에서 영 제17조 내지 제19조에 따른 업무를 수행할 때는 제1항에 따라 조사․연구․검토서, 회의록, 시청각물을 생산․등록하여야 한다.<2012.3.29>

③ 처리부서에서 업무와 관련하여 수행하는 각종 용역사업을 통해 생산․접수․수집한 기록물은 관할 기록관으로 이관하여야 한다.<2012.3.29>

제7조의 2(기록물의 저작권) 처리부서에서 제7조에 따라 생산․수집한 모든 기록물은 당해 기록물의 저작권 및 저작권 이용허락 동의서를 확보하여 함께 관리하여야 한다.<2012.3.29>

제8조(비전자기록물의 등록관리) ① 처리부서의 장은 업무 수행 과정에서 비전자기록물을 생산․접수․수집한 때에는 전자문서생산(온-나라)시스템에 등록하여 전자적으로 관리하여야 한다.<2012.3.29>

② 제1항에 따라 시스템에 등록을 완료한 비전자기록물은 해당 기록물의 표지 좌측 상단에 별지 제1호 서식에 따른 생산․접수등록번호를 표기하여야 한다.<2012.3.29>

제8조의 2(기록물의 수집관리) ① 처리부서의 장은 공공기관․개인․민간단체․조사연구기관․민간기업․언론사 등이 소장하고 있는 문화유산 관련 기록물을 수집하도록 노력하여야 한다.<2012.3.29>

② 처리부서의 장이 제1항에 따라 수집하고 관리해야 할 기록물의 유형은 별표 4와 같으며 제7조의 2에서 정한 원칙을 준수하여야 한다.<2012.3.29>

제9조(기록물의 정리 및 보관) ① 처리부서의 장은 전년도에 생산․접수․수집한 문서․대장․카드․도면․시청각물, 일반문서로 전환된 비밀문서, 간행물 등의 기록정보자료와 행정박물을 단위과제별로 정리한 후 별지 제2호 서식에 따라 기본목록을 작성하여 관리하여야 한다.<2012.3.29>

② 처리부서의 장이 제7조와 제8조의 2에 따라 시청각물과 도면데이터를 제작할 때는 별표 3의 기준을 준수하되 세부사항은 「문화재 기록화사업 표준데이터 제작지침」 및 「문화재 기록화사업 관리 및 활용에 관한 규정」에 따른다.<2012.3.29>

③ 처리부서의 장은 제1항과 제2항에 따라 기록물을 정리할 때는 「문화재청 소속 공무원을 위한 기록관리 실무 매뉴얼」의 세부절차와 방식을 준수하여야 한다.<2012.3.29>

④ 소속기록관장과 처리부서의 장은 다음 연도 3월 말일까지 제1항과 제2항에 따른 단위과제별 기록물 정리결과와 기본목록을 기록관장에게 제출하여야 한다.<2012.3.29>

제10조(처리부서의 기록물이관) ① 처리부서의 장은 제7조 내지 제9조에 따라 생산․접수․수집한 기록물을 영 제24조, 제32조 및 시행규칙 제9조 내지 제14조에 따라 관할 기록관으로 이관하여야 한다.<2012.3.29>

② 처리부서의 장은 제1항에도 불구하고 전자문서생산(온-나라)시스템에서 생산한 기록물에 관하여는 매년 3월 말일까지 기록관리시스템으로 이관하여야 한다.<2009.12.29><2012.3.29>

③ 처리부서의 장은 감사․소송․민원․정보공개․행정참조 등의 사유로 제1항에 따른 기록물의 이관을 연기하고자 하는 경우에는 별지 제3호 서식에 따른 이관연기 신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.<2009.12.29><2012.3.29>

④ 처리부서의 장은 제3항에 따라 이관을 연기한 기록물의 활용 목적을 달성한 때에는 그 목적을 달성한 날부터 1개월 이내에 관할 기록관으로 이관하여야 한다.<2012.3.29>

제11조(폐지부서의 기록물이관) ① 직제개편으로 해당 처리부서의 폐지가 확정된 때에는 확정된 날부터 14일 이내에 소관 기록물의 이관 일정 및 계획을 수립하고 제10조제1항에 따라 관할 기록관으로 이관하여야 한다.<2012.3.29>

② 제1항에도 불구하고 전자문서생산(온-나라)시스템에서 생산․접수한 기록물에 관하여는 해당 부서의 폐지가 확정된 날의 업무종료 시까지 기록관리시스템으로 이관하여야 한다.<2012.3.29>

제12조(간행물의 관리) 처리부서의 장이 업무와 관련하여 간행물을 발간하거나 제8조의 2에 따라 수집한 도서자료 등을 관리할 때에는 「문화재청 간행물 관리 지침」에 따른다.<2009.12.29><2012.3.29>

1. ～ 5. <삭  제><2009.12.29>

② ～ ⑤ <삭  제><2009.12.29>

제13조(시청각물의 생산․등록) <삭  제><2012.3.29>

제14조(도면기록물의 관리) <삭  제><2012.3.29>

제15조(시청각 및 도면기록물의 제작 기준) <삭  제><2012.3.29>

제16조(기록물의 생산현황통보) ① 기록관장은 처리부서 기록물의 정리 및 생산현황통보에 필요한 기준과 절차, 교육계획을 수립․시행하여야 한다.<2012.3.29>

② 기록관장은 전년도의 처리부서에서 생산․접수․수집한 기록물의 생산현황과 보유기록물의 현황을 취합하여 매년 8월 말일까지 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.<2012.3.29>

제17조(기록물의 보존 장소) ① 처리부서에서 생산․접수․수집한 기록물은 보존기간에 상관없이 해당 부서에서 2년간 보관한 후 관할 기록관으로 이관하여 보존한다.<2012.3.29>

② 제1항에 따라 관할 기록관으로 이관된 기록물 중 보존기간이 30년, 준영구, 영구인 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년간 관할 기록관에서 보관한 후 다음 연도 중에 영구기록물관리기관으로 이관하여 보존한다.<2009.12.29><2012.3.29>

제18조(기록관의 기록물이관) ① 기록관장은 제17조제2항에 따라 해당 기록물을 영구기록물관리기관으로 이관할 때에는 법 제19조 및 영 제40조에 따른다.<2012.3.29>

② 기록관장은 제1항에도 불구하고 소속기록관장과 처리부서의 장으로부터 이관 연기 요청을 받은 때에는 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 이관 연기에 필요한 조치를 강구하여야 한다.<2012.3.29>

③ 소속기록관장이 제17조제2항에 따른 기록물을 영구기록물관리기관으로 이관할 때는 사전에 기록물 이관계획, 이관현황과 이관 기록물 목록을 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다.<2012.3.29>

제19조(기록물의 실태점검) ① 기록관장은 관할 소속기록관과 처리부서의 보유기록물 및 보존시설․장비의 작동 상태와 보존환경 등을 매년 1회 이상 점검하여야 하고 그에 따른 조치계획을 수립․시행하여야 한다.<2012.3.29>

② 기록관장은 제1항에 따라 소속기록관의 보유기록물에 관하여 정수점검과 상태점검을 실시할 때는 별지 제8호 서식에 따른다.<2012.3.29>

③ <삭  제><2012.3.29>

제20조(중요 기록물의 전산화) ① 기록관장은 제18조제1항에 따른 기록물과 활용가치가 높은 기록물의 원본을 데이터베이스로 구축하고 기록관리시스템과 관련 시스템을 통해 공공에 제공하거나 직원이 업무에 활용할 수 있도록 하여야 한다.<2012.3.29>

② 기록관장은 제1항에 따라 데이터베이스를 구축한 때에는 구축데이터의 원본을 하드디스크, 보안 등록된 저장장치(USB 등), DVD 또는 CD 등의 저장매체에 수록하여 관리하여야 한다.<2012.3.29>

③ 기록관장은 제2항에 따른 전자기록물의 안전한 보존관리를 위해 주기적으로 백업을 실시하고 백업자료는 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 보관하여야 한다.<2012.3.29>

제21조(기록물의 가치평가 및 폐기) 기록관 및 소속기록관의 보유기록물 중 보존기간이 만료된 기록물을 평가하여 폐기할 때는 법 제27조 및 영 제43조의 규정에 따라야 한다. 다만, 기록물평가심의회의 구성․운영에 관하여는 「문화재청 기록물평가심의회 운영 규정」에 따른다.<2012.3.29>

제22조(보안 및 재난대비) 기록관장은 관할 기록관의 기록물에 관한 보안 및 재난대비계획을 수립․시행하여야 한다. 이때 소속기록관장은 보안 및 재난대비계획의 제․개정에 관한 사항을 사전에 기록관장과 협의하여야 한다.<2009.12.29><2012.3.29>

② <삭  제><2009.12.29>

제23조(기록관의 개관 및 폐관시간) 기록관의 개관 및 폐관시간은 「국가공무원 복무규정」 제9조에 따른다.

제24조(정보공개접수창구의 설치․운영) ① 기록관 자료실에 정보공개접수창구를 두며 그 운영에 관하여는 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」에 따른다.<2012.3.29>

② 기록관장은 기록관 자료실과 소속 기록관 자료실의 이용자 및 정보공개 청구인의 편의증진을 위한 열람시설 및 장비를 갖추어야 한다.<2012.3.29>

제25조(도서의 폐기․제적) 기록관장은 관할 기록관 자료실에 소장하고 있는 다음 각 호에 해당하는 도서자료에 한해 그 가치를 평가하여 폐기 또는 제적 처분할 수 있다.<2012.3.29>

1. 오손․파손으로 훼손상태가 심하여 원상회복이 불가능한 경우

2. 이용가치의 상실, 이용률의 현저한 저하로 소장가치가 없는 경우

3. 불필요한 복본․합책․분책에 따른 형식적 제적자료

4. 천재지변 기타 이에 준하는 사태로 망실․소실된 경우

5. 정수점검 결과 2년 이상 계속 소재가 불명 된 경우

6. 대출한 자가 사망․퇴직으로 3년이 경과하여 회수가 불가한 경우

제26조(기증 및 교환) ① 기록관장은 유관 기관․단체 또는 개인이 발간한 문화유산 관련 도서자료 등의 기증을 요청하여 수집하여야 한다.<2012.3.29>

② 수증자료는 소장한 도서자료와 동일하게 등록․관리하고 기증자의 요청이 있을 때에는 기증자의 명의를 별도로 표시하여 관리할 수 있다.<2012.3.29>

③ 기록관 자료실에 소장하고 있는 여분의 도서자료는 문화재 관련 교육기관․학술조사연구기관․민간단체의 발간도서 또는 전자도서자료와 교환할 수 있다.<2012.3.29>

제27조(열람․대출의 자격) 기록관의 기록물 열람․대출 자격은 다음 각 호와 같다.

1. 문화재청 및 소속기관의 공무원

2. 타 부처 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자

제28조(열람․대출의 제한) 다음 각 호에 해당하는 경우 열람·대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀이 해제되지 않은 기록물을 열람․대출하고자 하는 경우

2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람․대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4. 기록물의 열람․대출로 인하여 정상적인 업무추진이 곤란한 경우

5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

6. 관보․홈페이지 등에 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물

제29조(대출의 한도 및 기간) ① 기록관 기록물의 대출 한도는 1회 30권으로 하고 대출기간은 30일로 한다. 다만, 1회 대출연장기간은 최대 15일로 하고 별지 제10호 서식의 대출연장신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.<2012.3.29>

② 도서․간행물 등 자료의 대출 한도 및 대출기간은 다음 각 호와 같다.

1. 본청 직원의 경우 : 1인 30권 30일간

2. 소속기관 직원의 경우 : 1인 10권 10일간

3. 기록관장이 대출을 허락한 경우 : 1인 5권 7일간

제30조(열람․대출 시 준수사항) ① 기록관의 기록물을 열람․대출하는 자는 별지 제11호 서식에 따른 열람․대출신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.

② 기록관에서는 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.

1. 기록물의 훼손․오손 또는 파기

2. 기록관 시설 및 장비의 훼손 또는 파괴

3. 음식물 등의 반입 행위

4. 그 밖에 잡담․흡연 등 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

제31조(대출 기록물의 반납) 제30조제1항에 따라 기록관의 기록물을 열람․대출하는 자는 다음 각 호에 해당하는 경우 대출 기록물을 즉시 반납해야 한다.

1. 휴직․정직․퇴직․타 부처 전출 시

2. 대출기간을 초과하는 휴가․병가․장기 출장 시

3. 매년 12월 15일 이전

4. 기타, 문화재청장이 대출 기록물의 반납을 요구 시

제32조(자료의 변상) ① 대출 자료를 훼손하거나 분실한 자는 다음 각 호에 따라 변상하여야 한다.

1. 자료의 변상은 현물(동일 자료) 변상을 원칙으로 한다.

2. 현물(동일 자료) 변상이 불가한 경우 해당 자료와 유사 또는 동등한 가치가 있다고 인정되는 자료로 변상하여야 한다.

부   칙<2008. 1.24>

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

부   칙<2008. 6. 3>

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

부   칙<2009. 5. 29>

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

부   칙<2009. 12. 14>

이 훈령은 발령한 날부터 시행한다.

부   칙<2009. 12. 29>

이 훈령은 발령한 날부터 시행한다.

부   칙<2012. 03. 29>

이 훈령은 발령한 날부터 시행한다.

부   칙<2013. 4. 8.>

이 훈령은 발령한 날부터 시행한다.

[별표 1]

발간등록번호의 발급신청 절차 및 표기방법 <삭  제> <2009.12.29>

[별표 2]

국제표준자료번호의 표기방법 <삭  제> <2009.12.29>

[별표 3]

시청각물 및 도면데이터의 제작기준<2012.03.29>

구 분	내 용
시청각물	① 영구보존용 데이터는 TIFF파일과 JPG 파일로, 인터넷 서비스용 데이터는 JPG 파일 또는 PDF 파일로 제작하고, 해상도는 각각 1200dpi이상으로 한다. ② 영구보존용 데이터의 파일은 원문파일 용량과 동일하여야 하고, 서비스용 데이터의 파일은 500KB 이상으로 한다. ③ 텍스트는 □글(hwp)로 하고, 필요시 Excel, Ms-Word를 사용할 수 있다. ④ 시청각물의 수록매체는 CD/DVD, DISK, 외장형디스크, HD, VHS로 한다. ⑤ 기타 세부사항은 「문화재 기록화사업 표준데이터 제작 지침」, 「문화재 기록화사업 관리 및 활용에 관한 규정」 및 국가기록원의 「시청각물 생산․등록 표준화 지침」에 따른다.
도면	① 도면은 전체 현황을 수록한 기본도면과 상세도면(배치도, 상세도, 단면도, 입면도, 특정 문양 실측도 등)으로 구분하여 제작한다. ② 영구보존용 데이터는 TIFF파일과 JPG 파일로 제작하고, 서비스용 데이터는 JPG 또는 PDF포맷으로 한다. ③ 해상도는 각각 600dpi이상으로 하고, 파일은 원문파일 용량과 동일하여야 한다. ④ 도면기록물의 수록매체는 CD/DVD, DISK, 외장형디스크로 한다.

[별표 4]

문화재청의 수집 대상 기록물유형<2012.03.29>

1. 기록정보자료

① 시청각자료

구분	주요내용	유 형	비고
문화재청과 그 소속기관 및 산하기관의 변천연혁과 역사 증빙자료	1. 문화재청과 소속기관장의 이․취임식 관련 자료 2. 각종 기념식, 시상식, 개관식, 기공․ 준공식, 입학․졸업식 등 행사관련 자료 3. 문화재청 주관의 교류․협력․협약․ 협정․조약․환수․전시․공연․조사 연구 등 국내외 활동 자료 4. 국내외의 학술회의․세미나․워크숍 등 행사 관련 자료 5. 국내외적으로 이슈가 된 사건․사고 등 증빙 관련 자료 6. 언론매체를 통해 소개된 문화재청 홍보 관련 자료 7. 문화재위원회 활동 관련 자료 8. 기타 문화재청의 변천 연혁 및 역사 증빙에 관한 자료	흑백사진 칼라사진 원판필름 슬라이드 음성테이프 VCR/HD CD/DVD 하드디스크	구황실사무청 구황실재산관리위원회 구황실사무총국 문화재관리국 문화재청과 그 소속기관 문화재위원회
문화유산 객체의 변천 이력과 원형을 직간접적으로 표현한 자료	1. 문화유산의 변천 이력을 증빙할 수 있는 자료 2. 문화유산 지정이전부터 지정이후의 변화과정을 담은 자료 3. 문화유산 기록화 및 정밀실측 과정의 시청각자료 4. 문화유산․유구․유적․유물 등 복원 및 재현과정의 자료 5. 문화유산의 복원․보수․정비 및 학술조사과정의 자료 6. 문화유산․유적․유구․유물 등의 보존처리 과정의 자료 7. 기타 문화유산 관련 사진필름, 음성 영상, 2D․3D 등의 활용 가능성이 높은 시청각자료		국가지정문화재 시도지정문화재 세계문화유산 등록문화재 비지정문화재 환수문화재 국외소재문화재

② 도면자료

구 분	주요내용	유 형	비고
문화유산 객체와 그 주변의 현상이 기록된 자료	1. 문화유산 지정신청이전부터 과정 및 지정이후의 변천 과정이 수록된 자료 2. 문화유산을 대상으로 한 기록화 및 정밀실측 자료 3. 문화유산의 보존․보호와 관련된 지적도, 보호구역도, 임야도, 측량도 4. 문화유산․유구․유적․유물 등의 복원 ․재현 관련 자료 5. 문화유산의 현상변경, 보수․정비, 지표 ․발굴 등 과정에서 작성된 자료 6. 문화유산․유적․유구․유물 등의 실측 및 보존처리 과정에서 작성된 자료 7. 문화유산 관련 각종 탁본․모사도․ 스케치 및 도안류 8. 문화유산․유적․유구․유물 관련 2D․3D 등의 전자도면 자료 9. 기타 문화유산 관련 원도․백도․ 묵도․청사진 등 활용가능성이 높은 도면자료	트레싱도 방안도 백도 묵도 청사진 탁본 모사도 스케치 도안 전자도면 영인본 복제본 복사본	대한제국부터 현재까지 시점에서 문화유산을 대상으로 작성된 도면자료로서 업무 상 반드시 수집해야 할 도면자료

③ 용역 관련 자료

구 분	주요내용	유 형	비고
문화재청과 소속기관 및 산하기관이 수행하는 각종 용역의 결과물에 수록된 증빙자료	1. 각종 용역 수행과정에서 수집하거나 획득한 옛 문서․전적․서화․지도․ 도면․시청각물 등의 원본․영인본․ 복제본 자료 2. 각종 저서․논문․보고서․학술지 등의 원본 또는 사본자료 3. 문화재청과 소속기관이 과거 직접 발간한 간행물 중 희귀자료 4. 문화유산의 보존관리 및 활용정책에 부합하고 미래적 활용가치가 높은 자료	원 본 영인본 복제본 복사본 전자자료	고대부터 현재까지 시점에서 문화유산을 대상으로 작성된 자료로서 업무 상 반드시 수집해야 할 자료

2. 행정박물자료

구 분	주요내용	유 형	비고
문화재청과 그 소속기관 및 산하기관의 주요 인사 및 업무와 관련하여 생산·수집한 유형의 박물로서 역사적 가치가 높은 자료	1. 문화재청 및 소속기관의 현판․동판․ 목판 등 판각류, 깃발, 폐직인․관인․ 결재인․사무인 등 관인류 2. 문화재청과 소속기관이 국내외로부터 수상한 훈장, 포장, 상장, 수치, 상패, 트로피, 기념패, 감사패, 상품 및 기념품 자료 3. 기관장 및 주요 직위자의 친필원고, 저서, 명함(명함집), 명패, 만년필․붓․벼루․ 문진․연적 등 사무용품, 선물, 공무원증, 업무노트, 메모장, 다구(茶具)류 등 개인 용품, 기관장 및 주요 직위자의 개인소장 서화류, 도자기류, 금속공예류, 목가구류, 복식류 등의 기증자료 4. 문화재청과 소속기관이 국내외로부터 획득한 인증․허가․등록증 등의 증서류, 각종 협약․협정․조약 등 기관장의 친필 서명이 들어간 문서류 5. 문화재청과 소속기관이 주관한 각종 행사의 방명록, 포스터, 브로슈어, 카달로그, 조형물, 기념품 등 선물류, 초대권․초청장 ․입장권, 내․외빈으로 참석한 주요 인사의 축사․기념사․격려사 등 원고 6. 기타 문화재청과 소속기관의 변천연혁과 역사를 증빙하는데 보존 및 활용가치가 높은 행정박물 자료	관인류 인장류 현판류 판각류 상장류 상패류 명패류 기념품 문구류 서화류 도자기류 금속공예류 목가구류 복식류 원고류 증서류 방명록	구황실사무청 구황실재산 관리위원회 구황실사무 총국 문화재관리국 문화재청과 소속기관 문화재위원회

[별지 제1호서식]

생산․접수등록번호의 표기서식

1. 생산등록번호

가. 문서·카드류·도면류 등 보통규격 이상의 기록물					나. 사진·필름·테이프·디스켓 등 소형규격의 기록물
등록번호		↑ ｜ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜ ｜ ↓		↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓		등록	(등록번호)
등록일자							(등록일자)
처 리 과						←------------ 3.5㎝ -------------→
←------------ 5㎝ -------------→

2. 접수등록번호

가. 문서·카드류·도면류 등 보통규격 이상의 기록물					나. 사진·필름·테이프·디스켓 등 소형규격의 기록물
접수번호		↑ ｜ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜ ｜ ↓		↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓		접수	(접수번호)
접수일시							(접수일시)
처 리 과						←----------- 3.5㎝ -------------→
←------------ 5㎝ -------------→

※ 참고사항

1. 종이의 색깔은 “흰색”으로 한다.

2. 글자체는 “신명조”로 하고, 글자의 크기는 “13포인트”로 한다.

3. 출력 용지는 “라벨용지”로 하고, 기록물철 표지의 “좌측 상단”에 부착한다.

4. 수기로 표기할 경우에는 “보존용 펜”을 사용한다.

[별지 제2호서식]

처리부서 기록물의 기본목록 작성서식<2012.3.29)>

기록(자료)관리정보(*)
관리번호	서가번호	생산부서	생산연도	단위 과제	제목	기록유형	문서등록번호	보존기간	공개구분	비치구분	수량권점	건수매수	재질규격	매체유형	비밀등급
①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩	⑪	⑫	⑬	⑭	⑮	⑯

문화유산 및 사업관리정보										수집활용정보
지정정보	문화유산명칭	소재정보	인가 허가 등록 번호	행사 사업명칭	수행 기관	내용요약	DB 구분	DB 형태	활용시스템	저작권자	기증자	확보일자	확보범위	기타정보
⑰	⑱	⑲	⑳

※ (*)은 필수기재 항목이며 나머지는 선택기재 항목임

※ 기본목록은 엑셀(Excel)로 작성하여 전자파일로 관리하여야 함

<작성예시>

① 해당 기록물의 고유한 관리번호를 기입하되 본청 처리부서는 정보화담당관에서 배포한 관리번호스티커의 일련번호를 기입하고, 소속기관 및 산하기관은 다음의 예시와 같이 기입한다.

예시 : 한국전통문화대학교 총무과 ⇒ 학교총무-1234

전통문화연수원 연수기획과 ⇒ 연수기획-1234

국립고궁박물관 전시홍보과 ⇒ 고궁전시-1234

국립문화재연구소 건축문화재연구실 ⇒ 연구건축-1234

국립경주문화재연구소 학예연구실 ⇒ 경주학예-1234

문화재보존과학센터 ⇒ 보존센터-1234

국립해양문화재연구소 수중발굴과 ⇒ 해양수중-1234

유적관리소 ⇒ 현충사-1234, 세종-1234, 칠백-1234

궁․종묘관리소 ⇒ 경복궁-1234, 종묘-1234

능관리소 ⇒ 서오릉-1234, 선릉-1234, 장릉-1234

한국문화재보호재단 경영지원실 ⇒ 재단경영-1234 또는 경영지원-1234

② 해당 기록물을 캐비닛에 보관하는 경우 캐비닛의 <지출순위번호+단번호(예, 1(지출순위)+1(단)은 1-1로 표기)>를 기입하고, 보존서고의 서가에 보관하는 경우 <서가번호+단번호+연번호(예, 1(서가)+1(단)+1(연)은 1-1-1로 표기)>를 기입한다.

③ 해당 기록물을 생산․접수․수집한 처리부서가 속한 <국명+부서명> 또는 <소속기관명+부서명>으로 기입한다.(예, 운영지원과, 기획조정관 정보화담당관, 한국전통문화대학교 전통문화연수원 연수기획과, 국립문화재연구소 기획운영과, 칠백의총관리소, 경복궁관리소 등)

④ 해당 기록물을 생산․접수한 연도를 기입하되 수집한 기록물은 연월일을 기입한다.(예, 연도표기 : 2012, 연월일 표기 : 20120320)

⑤ 해당 기록물의 생산․접수․수집 근거가 되는 단위과제(온-나라시스템의 단위과제카드)를 기입한다.(예 : 사적현상변경, 건조물 문화재 보존 및 관리)

⑥ 해당 기록물의 제목을 구체적으로 기입한다.(예, 국가지정문화재 지정서 교부, 국보 제1호 서울 숭례문 복원정비 공사 등)

⑦ 해당 기록물의 유형(문서, 대장, 카드, 도면, 시청각, 간행물, 비밀해제문서, 행정박물, 참고자료, 수집자료, 기증자료 중 선택)을 기입한다.

⑧ 해당 기록물과 관련된 문서의 등록번호(온-나라시스템 문서등록대장)를 기입한다.(예, 궁능문화재과-12(2012.01.20.), 보존정책과-5(2012.01.04.) 등)

⑨ 해당 기록물의 단위과제 보존기간(1년, 3년, 5년, 10년, 30년, 준영구, 영구 중 선택)을 기입하되, 단위과제별 보존기간은 <문화재청 기록관리기준표 고시>에 따른다.

⑩ 해당 기록물의 공개여부(공개, 부분공개, 비공개 중 선택)를 구분하여 기입한다.

⑪ 해당 기록물을 이관하지 아니하고 지속적으로 이력을 관리해야 하는 기록물인 경우 <비치 또는 비치 아님>으로 구분하여 기입한다.

⑫ 해당 기록물의 수량(문서 100매 = 1권, 카드 30매 = 1권, 도면 30매 = 1권, 사진․필름 30매 = 1권)을 기입한다.

⑬ 해당 기록물에 편철된 건수 또는 매수를 기입한다.

⑭ 해당 기록물의 재질(지류․의류․금속류․플라스틱류 등) 또는 규격(A0․A1․A3․A4 등 또는 가로×세로×높이×두께×둘레 등)을 기입한다.

⑮ 해당 기록물의 매체 유형(종이, 책자, 사진, 필름, 탁본, 모사도, 원도, 백도, 묵도, 청사진, 도안, 스케치, 2D, 3D, TEX, JPG, PDF, TIFF, CD, DVD, HD 등)을 기입한다.

⑯ 해당 비밀문서의 비밀등급(Ⅰ급, Ⅱ급, Ⅲ급, 대외비 중 선택)을 기재한다.

⑰ 해당 기록물과 직접 연관된 문화유산의 지정번호(국보 제1호, 등록문화재 제1호, 세계문화유산 등재번호, 시도유형문화재 제호 등)를 기입한다.

⑱ 해당 문화유산의 명칭(서울 숭례문, 남대문로 한국전력 사옥 등)을 기입한다.

⑲ 해당 문화유산의 소재지 정보(서울 중구 등)를 기입한다.

⑳ 해당 기록물과 연관된 인가․허가․등록번호와 연월일 등 관리정보를 기입한다. (예, 현상변경 2012-001호(20120103), 지표허가 2012-015호(20120125) 등)

해당 기록물과 연관된 행사명․용역명․조사명을 구체적으로 기입한다.(예, 문화재청 개청 50주년 기념 국제학술대회, 2012학년도 한국전통문화대학교 신입생 오리엔테이션, 문화유산 헤리티지채널 3D구축 용역사업, 불교건축문화유산 전통문양 조사연구, 대전 둔산동 택지개발지구 매장문화재 발굴조사 등)

번과 관련한 행사, 용역, 조사 등을 직접 주관․주최․수행한 기관․단체․업체․개인의 이름을 기입한다.(예, 한국문화재보호재단, 주)문화재보수기업 등)

번 항과 관련한 행사, 용역, 조사 등의 주요내용을 요약하여 기입한다.

해당 기록물의 DB구축 여부(구축 또는 미구축)를 기입한다.

해당 기록물의 DB구축 형태(색인, 원문, 2D, 3D, 텍스트, PDF, JPG, TIFF 등)정보를 기입한다.

해당 기록물의 DB구축 데이터를 활용하거나 서비스하고 있는 시스템(전자행정, 홈페이지, 기록관리, 원형기록, 행정정보, 학술연구, GIS인트라넷, 도서관리 등)을 모두 기입한다.

해당 기록물에 포함된 사진, 도면 등 해당 자료의 저작권자․단체 등의 정보를 기입한다.(예, 한국사진작가협회, 홍길동 등)

해당 기록물의 기증자․위탁자 등의 정보를 입력한다.

해당 기록물에 관한 저작권과 저작권 이용 허락 동의를 받은 연월일이나 해당 기록물을 기증․위탁 받은 연월일을 기입한다.(예, 20120320)

해당 기록물의 저작권과 저작권 이용 가능범위를 모두 기입한다.(예, 열람, 출력, 웹서비스, 배포, 다운로드, 기관내부이용, 대국민이용, 이용불가 중 선택)

해당 기록물과 관련하여 처리부서 또는 담당자 입장에서 특별히 관리해야 할 정보를 기입하되, 기타정보의 항목은 추가할 수 있다.(예, 이관상자번호, 이관일자, 이관문서번호, 저작권자․기증자 등의 주소․연락처, 문화재위원회정보 등)

[별지 제3호 서식]

이관연기 신청서

1. 기록물철의 이관을 연기하는 경우

기관명(부서명) :

일 련 번 호	기록물철분류번호	기록물철 제 목		생산연도	이관희망 연 도	연장사유

2. 개별관리기록물의 이관을 연기하는 경우

기관명(부서명) :

일 련 번 호	등록번호	제 목		생산연도	이관희망 연 도	연장사유

년   월   일

기록관리담당자 :                  (서명)

기록관리책임자 :                  (서명)

처리부서의 장 :                  (서명)

문화재청 기록관장 귀하

210㎜×297㎜(일반용지 60g/㎡(재활용품))

[별지 제4호서식]

국제표준자료번호 신청서 <삭  제> <2009.12.29>

[별지 제5호서식]

국제표준연속간행물번호 신청서 <삭  제> <2009.12.29>

[별지 제6호서식]

시청각물의 기본목록 및 세부목록 작성서식 <삭  제> <2012.03.00>

[별지 제7호서식]

도면기록물의 기본목록 및 세부목록 작성서식 <삭  제> <2012.03.00>

[별지 제8호서식]

기록물 정수점검 및 상태점검 서식

1. 기록물 정수점검 계획서

정수점검 계획서

제 호 ( 기록물 형태 : )						점검일자		담당자		확 인
일련 번호	서고번호	서가번호	구분 (상자/봉투)	관리번호 시작	관리번호 끝		이상 유무		조치사항

2. 기록물 상태점검 계획서

상태점검 계획서

가. 종이류 기록물

제 호 ( 기록물 형태 : )							점검일자		담당자		확 인
일련 번호	서고 번호	서가 번호	관리번호	점검내용 및 점검전 등급(점검후 등급)
				파손	잉크 탈색	재질 변색		건조화		재질 오염		산성화
				( )	( )	( )		( )		( )		( )

나. 사진․필름류 기록물

제 호 ( 기록물 형태 : )								점검일자		담당자		확 인
일련 번호	서고 번호	서가 번호	앨범 번호	관리번호	점검내용 및 점검전 등급(점검후 등급)
					재질	파손	감광 유제층		긁힘 구겨짐		재질 오염		수침
					( )	( )	( )		( )		( )		( )

다. 오디오류 기록물

제 호 ( 기록물 형태 : )									점검일자			담당자		확 인
일련 번호	서고번호	서가 번호	관리 번호	점검내용 및 점검전 등급(점검후 등급)
				재질 칼라	수축 변형	부스 러짐	도포층 파 괴	오디오 신 호		잡음	파손		긁힘 구겨짐		재질 오염
				( )	( )	( )	( )	( )		( )	( )		( )		( )

라. 비디오․영화필름류 기록물

제 호 ( 기록물 형태 : )										점검일자			담당자			확 인
일련 번호	서고번호	서가 번호	관리 번호	점검내용 및 점검전 등급(점검후 등급)
				재질 칼라	수축 변형	부스 러짐	도포층 파 괴	잡음	파손		긁 힘 구겨짐	재질 오염		오디오 신 호	영 상 신 호		제 어 신 호
				( )	( )	( )	( )	( )	( )		( )	( )		( )	( )		( )

마. 행정박물류

제 호 ( 기록물 형태 : )							점검일자		담당자		확 인
일련 번호	서고 번호	서가 번호	관리 번호	점검내용 및 점검전 등급(점검후 등급)
				재질	외관	변색		파손		재질 오염		그 밖에
				( )	( )	( )		( )		( )		( )

210㎜×297㎜(일반용지 60g/㎡(재활용품))

[별지 제9호서식] 기록관 보존서고 출입자관리대장 <삭제 2009.12.29>

[별지 제10호서식]

기록물 대출 연장신청서

구분	신청인					신청내용
일련 번호	부서명	성명	연락처	신청 일자	연장 기간	서가 번호	보존 상자 번호	관리 번호	기록물철제목	반납 예정 일자

업무참조를 위해 기록물의 대출을 연장하고자 신청합니다.

년   월   일

신청자 : 소속            직급              성명            (서명)

접수자 : 소속            직급              성명            (서명)

확인자 : 소속            직급              성명            (서명)

문화재청 기록관장 귀하

210㎜×297㎜(일반용지 60g/㎡(재활용품))

[별지 제11호서식]

기록물 열람․대출 신청서

구분	신청인				신청내용
일련 번호	부서명	성명	연락처	신청 일자	서가 번호	보존 상자 번호	관리 번호	기록물철제목	반납 예정 일자

업무참조를 위하여 기록물을 열람/대출하고자 신청합니다.

년   월   일

신청자 : 소속            직급              성명            (서명)

접수자 : 소속            직급              성명            (서명)

확인자 : 소속            직급              성명            (서명)

문화재청 기록관장 귀하

210㎜×297㎜(일반용지 60g/㎡(재활용품))