문화재청 기록물관리 및 기록관 운영에 관한 규정

제정 2005.11.18 문화재청 훈령 제79호
개정 2008.01.24. 문화재청 훈령 제122호

개정 2008. 6. 3 문화재청 훈령 제133호

개정 2009. 5. 29 문화재청 훈령 제147호

(문화재청 직제개정에 따른 문화재청 개방형 직위 임용후보자

선발심사위원회 규정 등 일부 개정규정)

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제10조의 규정에 따라 문화재청 및 소속기관의 기록물관리와 기록관 설치․운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. “처리부서”란 문화재청과 소속기관의 부서단위의 보조 기관을 말하며, 부서단위의 보조기관이 없는 소속기관은 해당 기관 자체를 처리부서로 본다.

2. “기록관”이란 문화재청이 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제13조 및 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제10조에 따라 보존서고, 자료(열람)실, 사무․작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전담인력 등을 갖추고, 관할 소속기관 및 처리부서의 기록물관리를 수행하기 위해 설치한 기구를 말한다.

3. “기록관 자료실”이란 문화재청이 수집한 도서 등의 등록․활용 및 열람․대출관리, 행정정보공개청구의 접수 및 관리, 발간등록번호 및 국제표준자료번호의 관리 등의 업무를 수행하는 공간을 말한다.

제3조(기록관의 소속) 기록관은 정보화기획팀 소속으로 하고, 정보화기획팀장(이하 ‘기록관장’이라 한다)이 되며, 기록관장이 처리부서의 기록물관리 및 기록관 운영에 관한 업무를 총괄․조정한다.<2008.6.3><2009.5.29>

제4조(기록관장의 업무) ① 기록관장은 다음 각 호의 업무를 총괄한다.

1. 문화재청 기록물관리 업무현황 평가

2. 문화재청 기록물평가심의회의 구성․운영

3. 중요 기록물의 재난대비계획 수립

4. 기록물분류기준표 및 기록관리기준표의 관리

5. 기록물의 정수점검 및 관리상태의 주기적 점검

6. 보유 기록물의 열람․대출 및 정보공개

7. 도서의 구입․등록․정리

8. 발간등록번호 및 국제표준자료번호의 관리

9. 각종 기록물 현황 등 통계의 작성․관리

10. 그 밖에 기록관 기록물관리에 관한 사항

② 기록관장은 처리부서의 기록물관리에 필요한 기록관리책임관과 기록물관리담당자를 지정하여야 한다.

제5조(소속기관 기록관의 설치․운영) ① 소속기관 중 국립문화재연구소, 한국전통문화학교, 국립해양문화재연구소, 국립고궁박물관은 해당 기관의 체계적인 기록물관리를 위해 영 제10조제4항의 규정에 따라 소속기관 기록관을 설치할 수 있다.<2009.5.29>

② 제1항에 따라 소속기관 기록관을 설치할 때에는, 영 제60조 및 제78조제2항의 보존시설․장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.

③ 제1항에 해당하지 아니하는 소속기관은 이 규정이 정하는 바에 따라 소관 기록물을 관리하여야 한다.

제6조(기록관의 명칭) 기록관의 명칭은 기관명 또는 소속기관명과 기록관을 조합하여 명명하되 공모 등을 통해 따로 정할 수 있다.

1. 본청의 경우 : 문화재청 기록관

2. 소속기관의 경우 : 문화재청 소속기관명 기록관(“소속기관명 기록관”으로 약칭할 수 있다)

제7조(기록물관리의 원칙) ① 처리부서에서 수행하는 모든 업무의 입안단계부터 종결단계까지의 과정과 결과는 기록물로 생산․등록하여 관리하여야 한다.

② 처리부서에서 영 제17조부터 제19조까지에 해당하는 업무를 수행할 때는 조사․연구․검토서나 회의록 또는 시청각물을 생산하여야 한다.

③ 처리부서에서 업무와 관련하여 생산․접수한 모든 유형의 기록물은 전자기록생산시스템 및 기록관리시스템에 등록하여 전자적으로 관리하여야 한다.

제8조(비전자 기록물의 등록관리) 처리부서의 장은 비전자적으로 생산․접수한 모든 유형의 기록물 표지에 별지 제1호 서식에 따른 생산․접수등록번호를 표기하여 관리하여야 한다.

제9조(기록물의 정리 및 보관) ① 처리부서의 장은 전년도에 생산․접수한 기록물을 단위 업무 또는 단위 과제별로 정리한 후 별지 제2호 서식에 따른 기본 목록을 작성하고, 영 제32조제1항에 따라 해당 기록물을 보관하여야 한다.

② 처리부서의 장은 제1항에 따른 기록물의 정리 결과와 기본 목록을 매년 3월 31일까지 기록관장에게 제출하여야 한다.

제10조(기록물의 이관) ① 처리부서의 장은 영 제26조제3항, 제32조제1항 및 제35조의 규정에 따라 모든 유형의 기록물을 분류․편철한 후 기록관으로 이관하여야 한다.

② 처리부서의 장은 제1항에도 불구하고 온-나라(업무관리)시스템에서 생산한 기록물에 관하여는 매년 1월 31일까지 기록관리시스템으로 이관하여야 한다.

③ 처리부서의 장은 감사․소송․민원․정보공개․행정참조 등의 이유로 이관을 연기하고자 할 때는 기록관장이 이관 계획을 통보한 날부터 14일 이내에 별지 제3호 서식에 따른 이관연기 신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.

④ 처리부서의 장은 제3항에 따라 이관을 연기한 기록물의 활용 목적이 달성된 날부터 30일 이내에 해당 기록물을 제1항에 따라 이관하여야 한다.

제11조(폐지부서 기록물의 이관) ① 직제개편에 따라 해당 부서의 폐지가 확정된 처리부서의 장은 부서의 폐지 10일 전까지 소관 기록물의 이관 일정 및 계획을 기록관장에게 제출하는 것을 원칙으로 한다.

② 제11조제1항에 따른 폐지부서의 장은 제10조제1항에 따라 소관 기록물을 이관하여야 하고 온-나라(업무관리)시스템에서 생산한 기록물에 관하여는 해당 부서의 폐지가 확정된 날의 업무종료 시까지 기록관리시스템으로 이관하여야 한다.

제12조(간행물의 발간등록 및 송부) ① 처리부서의 장은 다음 각 호에 해당하는 간행물을 발간하고자 할 때는 법 제22조 및 「도서관법」 제21조의 규정에 따라 발간등록번호와 국제표준자료번호(ISBN, ISSN)를 발급 받아야 한다.

1. 각종 조사․연구․검토보고서, 회의록, 회의 자료집

2. 문화재청 소관 각종 법령, 훈령, 예규 등 법령집, 국정감사, 예․결산 자료집

3. 문화재청이 발간하는 도서․백서․연감․통계․도록 등의 간행물

4. 문화재청 주관의 각종 교육․세미나․워크숍․토론회 교재 또는 자료집

5. 각종 용역 사업에 따른 완료보고서

② 제1항에 따른 간행물의 발간등록번호의 발급신청 절차 및 표기방법은 별표 1에 따르고, 국제표준자료번호의 발급신청 및 표기 방법은 별표 2와 별지 제4호 서식부터 별지 제5호 서식에 따른다.

③ 처리부서의 장은 제1항에 따른 간행물의 발간경비를 지출하기 전 반드시 발간등록번호와 국제표준자료번호의 인쇄 여부를 확인하여야 한다.

④ 처리부서의 장은 제1항에 따라 발간한 간행물을 법 제22조 및 영 제55조제4항에 따라 기록관 자료실과 국가기록원에 각각 송부하여야 한다.

1. 해당 간행물 3부

2. 해당 간행물의 원고(아래 □글로 작성된 것을 말한다)와 PDF변환 파일수록 CD 3매

3. 송부기한 : 간행물 발간일부터 15일

⑤ 처리부서의 장은 제4항에도 불구하고 유관 법령에 간행물 송부 규정이 있는 경우에는 정해진 절차에 따라 해당 간행물을 별도 송부하여야 한다.

제13조(시청각물의 생산․등록) 처리부서의 장은 다음 각 호에 해당하는 시청각물을 생산․등록하고, 별지 제5호 서식에 따른 기본 목록과 세부 목록을 작성․관리하여야 한다.

1. 문화재청의 역사와 연혁, 업무활동을 증빙하는 각종 행사 등에 관한 사항

2. 문화재청 및 소속기관의 장이 참석하는 국내․외의 업무활동 관련 사항

3. 문화재의 지정․해제․복원․보수․정비 관련 업무활동 사항

4. 문화재를 직접 대상으로 촬영한 사진, 필름, 동영상, 녹음테이프

5. 문화재 관련 학술․조사․연구 등과 관련한 사항

6. 기타 문화재청장이 시청각물의 생산이 필요하다고 지정한 사항

제14조(도면기록물의 관리) 처리부서의 장이 업무와 관련하여 도면기록물을 생산․접수한 때에는 별지 제6호 서식에 따른 기본목록과 세부목록을 작성․관리하여야 한다.

제15조(시청각 및 도면기록물의 제작 기준) 제13조부터 제14조의 규정에 따른 시청각 및 도면기록물물의 제작 기준은 별표 3에 따른다.

제16조(기록물의 생산현황통보) ① 기록관장은 처리부서 기록물의 정리에 필요한 기준과 절차, 교육계획을 수립․시행하여야 한다.

② 기록관장은 처리부서의 전년도 생산 기록물현황을 취합하여 매년 5월 31일까지 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제17조(기록물의 보존 장소) ① 처리부서에서 생산․접수한 모든 유형의 기록물은 보존기간에 상관없이 해당 부서에서 2년간 보관 후 기록관으로 이관하고, 기록관에서는 보존기간 종료 시까지 보존한다.

② 기록관에서 보존하는 기록물 중 보존기간 30년, 준영구, 영구인 기록물은 해당 기록관에서 8년간 보관한 후 보존기간 종료 시까지 영구기록물관리기관에서 보존한다.

제18조(기록관 기록물의 이관) ① 기록관장은 법 제19조 및 영 제40조의 규정에 따라 보존기간 30년 이상 기록물을 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다.

② 기록관장은 제1항에도 불구하고 처리부서의 장으로부터 이관 연기 요청이 있는 경우에는 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 이관 연기에 필요한 조치를 강구하여야 한다.

제19조(기록물의 점검 및 실태평가) ① 기록관장은 기록관 보존 기록물에 대하여 매년 1회 이상 별지 제8호 서식에 따른 정수점검 및 상태점검을 실시하여야 한다.

② 기록관장은 영 제38조제3항에 따라 기록관의 보존시설․장비의 작동 상태, 보존환경을 주기적으로 점검하고, 점검결과에 따른 조치계획을 수립하여야 한다.

③ 기록관장은 소관 기록관 및 처리부서의 기록물관리 실태를 매년 1회 이상 평가하고, 평가결과에 따른 조치계획을 수립하여야 한다.

제20조(중요 기록물의 전산화) ① 기록관장은 활용가치가 높은 중요 기록물을 전산화하여 신속하게 검색․활용되도록 하여야 한다.

② 기록관장은 제1항에 따른 기록물의 전산화 데이터를 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD에 수록하여 관리하여야 한다.

③ 기록관장은 제2항에 따른 전산화 데이터의 안전한 보존을 위해 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하고, 백업자료는 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 보관하여야 한다.

제21조(기록물의 가치평가 및 폐기) 기록물의 가치평가 및 폐기는 법 제27조제1항, 영 제43조, 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제35조의 규정에 따른다. 다만, 기록물평가심의회의 구성 및 운영에 관하여는 「문화재청 기록물평가심의회 운영 규정」에 따른다.

제22조(보안 및 재난관리) ① 기록관 보존서고는 「보안업무규정」에 따라 출입제한구역으로 관리하고, 별지 제9호 서식에 따른 출입자관리대장을 작성하여야 한다.

② 기록관장은 기록관의 화재 또는 천재지변 등 긴급 재난에 대비한 재난대비계획을 수립하여야 한다.

제23조(기록관의 개관 및 폐관시간) 기록관의 개관 및 폐관시간은 「국가공무원 복무규정」 제9조에 따른다.

제24조(행정정보공개접수창구의 설치․운영) ① 기록관 자료실에 행정정보공개접수창구를 두며, 운영에 관하여는 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」에 따른다.

② 기록관 자료실 이용자 및 행정정보공개 청구인의 편의증진을 위한 열람시설 및 장비를 갖추어야 한다.

제25조(도서의 폐기․제적) 기록관장은 다음 각 호에 해당하는 도서를 평가하여 폐기할 수 있다.

1. 오손․파손으로 훼손상태가 심하여 원상회복이 불가능한 경우

2. 이용가치의 상실, 이용률의 현저한 저하로 소장가치가 없는 경우

3. 불필요한 복본․합책․분책에 따른 형식적 제적자료

4. 천재지변 기타 이에 준하는 사태로 망실․소실된 경우

5. 정수점검 결과 2년 이상 계속 소재가 불명 된 경우

6. 대출한 자가 사망․퇴직으로 3년이 경과하여 회수가 불가한 경우

제26조(기증 및 교환) ① 기록관장은 유관 기관․단체 또는 개인이 소장하고 있는 문화재 관련 자료의 기증을 요청하여 관련 자료를 수집하여야 한다.

② 수증 자료는 다른 자료와 같이 등록관리 하며, 기증자의 요청이 있을 시 기증자의 명의를 표시하여 별도 관리할 수 있다.

③ 기록관 자료실이 소장하고 있는 여분의 자료를 문화재관련 학술기관․단체의 발간도서 및 전자적 자료와 교환할 수 있다.

제27조(열람․대출의 자격) 기록관의 기록물 열람․대출 자격은 다음 각 호와 같다.

1. 문화재청 및 소속기관의 공무원

2. 타 부처 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자

제28조(열람․대출의 제한) 다음 각 호에 해당하는 경우 열람·대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀이 해제되지 않은 기록물을 열람․대출하고자 하는 경우

2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람․대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4. 기록물의 열람․대출로 인하여 정상적인 업무추진이 곤란한 경우

5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

6. 관보․홈페이지 등에 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물

제29조(대출의 한도 및 기간) ① 기록관 기록물의 대출 한도는 1회 30권으로 하고 대출기간은 14일로 한다. 다만, 1회에 한하여 대출기간을 연장할 수 있으며, 이때 별지 제10호 서식의 대출연장신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.

② 도서․간행물 등 자료의 대출 한도 및 대출기간은 다음 각 호와 같다.

1. 본청 직원의 경우 : 1인 30권 30일간

2. 소속기관 직원의 경우 : 1인 10권 10일간

3. 기록관장이 대출을 허락한 경우 : 1인 5권 7일간

제30조(열람․대출 시 준수사항) ① 기록관의 기록물을 열람․대출하는 자는 별지 제11호 서식에 따른 열람․대출신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.

② 기록관에서는 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.

1. 기록물의 훼손․오손 또는 파기

2. 기록관 시설 및 장비의 훼손 또는 파괴

3. 음식물 등의 반입 행위

4. 그 밖에 잡담․흡연 등 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

제31조(대출 기록물의 반납) 제30조제1항에 따라 기록관의 기록물을 열람․대출하는 자는 다음 각 호에 해당하는 경우 대출 기록물을 즉시 반납해야 한다.

1. 휴직․정직․퇴직․타 부처 전출 시

2. 대출기간을 초과하는 휴가․병가․장기 출장 시

3. 매년 12월 15일 이전

4. 기타, 문화재청장이 대출 기록물의 반납을 요구 시

제32조(자료의 변상) ① 대출 자료를 훼손하거나 분실한 자는 다음 각 호에 따라 변상하여야 한다.

1. 자료의 변상은 현물(동일 자료) 변상을 원칙으로 한다.

2. 현물(동일 자료) 변상이 불가한 경우 해당 자료와 유사 또는 동등한 가치가 있다고 인정되는 자료로 변상하여야 한다.

부   칙<2008. 1.24>

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

부   칙<2008. 6. 3>

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

부   칙<2009. 5. 29>

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

[별표 1]

발간등록번호의 발급신청 절차 및 표기방법

구   분

내                      용

발간등록번호 발급신청절차

① 국가기록원 홈페이지(http://www.archives.go.kr) 로그인

② 국가기록원 홈페이지 바탕화면에서 “간행물발간등록번호신청하기” 클릭

③ “발간등록 신청하기” 클릭 후 “신청자 인적사항” 입력

④ “간행물 신규/변경 신청구분” 선택, “신청간행물 발행기관 정보 등록” 입력

⑤ “간행물 상세정보 등록” 입력, “저작물 이용 및 공개” 입력 후 등록

⑥ 부여된 “발간등록번호” 확인

⑦ 발간하고자 하는 간행물에 “발간등록번호”를 표기하여 출판

⑧ 발간된 간행물의 제출

발간등록번호 표기방법

① “발간등록번호”를 영문(英文)으로 표기할 때는 “Government Publications Registration Number”로 표기

② “발간등록번호”를 한자(漢字)로 표기할 때는 “發刊登錄番號”로 표기

③ 기타 세부사항은 영구기록물관리기관의 “간행물발간등록지침”과 국립중앙도서관의 “고시”에 따른다.

	↕2cm
1cm ↔	발 간 등 록 번 호	↕2cm
	00-0000000-000000-00
	← 4.5cm →

※ 제12조제2항 관련

[별표 2]

국제표준자료번호의 표기방법

- 뒷표지 하단

(표지뒷면)

ISBN 978-00-0000-00-0 00000

예) 바코드 표시방법

[별표 3]

시청각물 및 도면기록물의 제작기준

구 분	내 용
시청각물	① 영구보존용 데이터는 TIFF파일과 JPG 파일로, 인터넷 서비스용 데이터는 JPG 파일로 제작하고, 해상도는 각각 300dpi이상으로 한다. ② 영구보존용 데이터의 파일은 원문파일 용량과 동일하여야 하고, 서비스용 데이터의 파일은 500KB로 한다. ③ 텍스트는 □글(hwp)로 하고, 필요시 Excel, Ms-Word를 사용할 수 있다. ④ 시청각물의 수록 매체는 CD/DVD, DISK, 외장형디스크, HD, VHS로 한다. ⑤ 기타 사항은 「문화재 기록화사업 표준데이터 제작 지침」과 국가기록원의 「시청각물 생산․등록 표준화 지침」에 따른다.
도면기록물	① 도면은 전체 현황을 수록한 기본도면과 상세도면(상세도, 단면도, 입면도, 특정 문양 실측도)으로 구분하여 제작한다. ② 영구보존용 데이터는 TIFF파일과 JPG 파일로 제작하고, 서비스용 데이터는 JPG포맷으로 한다. ③ 해상도는 각각 300dpi이상으로 하고, 파일은 원문파일 용량과 동일하여야 한다. ④ 도면기록물의 수록 매체는 CD/DVD, DISK, 외장형디스크로 한다.

[별지 제1호서식]

생산․접수등록번호의 표기서식

1. 생산등록번호

가. 문서·카드류·도면류 등 보통규격 이상의 기록물					나. 사진·필름·테이프·디스켓 등 소형규격의 기록물
등록번호		↑ ｜ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜ ｜ ↓		↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓		등록	(등록번호)
등록일자							(등록일자)
처 리 과						←------------ 3.5㎝ -------------→
←------------ 5㎝ -------------→

2. 접수등록번호

가. 문서·카드류·도면류 등 보통규격 이상의 기록물					나. 사진·필름·테이프·디스켓 등 소형규격의 기록물
접수번호		↑ ｜ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜ ｜ ↓		↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓		접수	(접수번호)
접수일시							(접수일시)
처 리 과						←----------- 3.5㎝ -------------→
←------------ 5㎝ -------------→

※ 참고사항

1. 종이의 색깔은 “흰색”으로 한다.

2. 글자체는 “신명조”로 하고, 글자의 크기는 “13포인트”로 한다.

3. 출력 용지는 “라벨용지”로 하고, 기록물철 표지의 “좌측 상단”에 부착한다.

4. 수기로 표기할 경우에는 “보존용 펜”을 사용한다.

[별지 제2호서식]

처리부서 보관기록물의 기본목록 작성서식

기본목록정보
연번	생산 부서	문서형태	분류 번호	관련 문서 번호	생산 연도	종료연도	보존 기간	보호 기간	재분류 보존 기간	비밀 등급	기록 물철 제목	공개 구분	권호	재질	규격
①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩	⑪	⑫	⑬	⑭	⑮	⑯

세부목록정보
발행 일자	발간 주기	매체 형태	파일 규격	권/점	건수	쪽수 매수	캐비닛 번호	보존 상자 번호	관리 번호	내용 요약	용역 사업명	시행 기관	비치 여부	기타 정보
⑰	⑱	⑲	⑳

※ 기본목록 및 세부목록은 엑셀로 작성․전자파일로 관리하여야 함

<작성예시>

① 기본목록의 연번을 기재한다.

② 해당 기록물의 생산부서명을 기재한다.

(예시 : 궁능관리과, 국립문화재연구소 연구지원과 등)

③ 해당 기록물의 문서형태를 기재한다.

(예시 : 문서, 대장, 카드, 간행물, 비밀기록물, 행정박물 중 선택)

④ 해당 기록물의 분류번호를 기재한다.

(예시 : 기관코드번호 + 단위업무번호 + 생산연도 + 기록물철 연번 + 기록물철 분권번호 => 1550112+ZA000038+2007+00001+001)

⑤ 카드, 대장, 간행물, 행정박물 등 당해 기록물의 생산 또는 접수와 관련된 문서의 번호를 기재한다. (예시 : 궁능관리과-125)

⑥ 해당 기록물의 생산연도를 기재한다.(예시 : 2003)

⑦ 해당 기록물의 종결연도를 기재한다.(예시 : 2007)

⑧ 기록물의 단위업무 또는 단위과제에 부여된 보존기간을 기재한다.

(예시 : 1년, 3년, 5년, 10년, 30년, 준영구, 영구 중 선택 기재)

⑨ 비밀 또는 대외비 기록물인 경우 보호기간을 기재한다.

⑩ 해당 기록물의 보존기간이 낮게 책정된 경우 평가심의를 거쳐 보존기간을 상향 조정한 후 재 책정된 보존기간을 기재한다.

⑪ 비밀기록물의 경우 당해 기록물에 부여된 비밀등급을 기재한다.

(예시 : Ⅰ급, Ⅱ급, Ⅲ급, 대외비)

⑫ 기록물철의 상세 제목을 기재한다.

(예시 : 성과관리시스템 응용S/W 개발, 문화재청 자체 혁신교육 프로그램운영, 행정기록물DB구축사업관리)

⑬ 기록물의 공개/비공개 구분을 기재한다.(예시 : 공개 또는 비공개)

⑭ 간행물의 경우 권호수를 기재한다.(예시 : 통권 제00호)

⑮ 행정박물의 경우 당해 기록물의 재질을 기재한다.

(예시 : 종이, 크리스탈, 청동, 금, 은, 나무, 천)

⑯ 카드, 대장, 행정박물 등의 규격을 기재한다.

(예시 : A3, A4, B4, B5 등, 가로×세로×높이×두께×둘레 등)

⑰ 간행물의 경우 간행일자를 기재한다. (예시 : 2007.10.04.)

⑱ 간행물의 경우 발간주기를 기재한다.

(예시 : 일간, 주간, 월간, 계간, 연간, 단행본, 순간, 격주간 등)

⑲ 카드, 대장, 간행물, 비밀기록물 등의 매체 형태를 기재한다.

⑳ 카드, 대장, 간행물 비밀기록물 등의 파일 규격을 기재한다.

문서, 카드, 대장, 간행물, 행정박물의 수량을 기재한다.(예시 : 1권/1점)

카드, 대장, 비밀기록물, 행정박물의 수량을 기재한다.(예시 : 1건/1매)

문서, 카드, 대장, 비밀기록물, 간행물의 쪽수를 기재한다.(예: 1쪽)

문서, 카드, 대장, 간행물, 비밀기록물, 행정박물의 보관위치 정보를 기재한다.(예시 : 궁능관리과 10번 캐비닛)

문서, 카드, 대장, 비밀기록물의 보존상자번호를 기재한다.

(예시 : 발굴조사과 10번 상자)

문서, 카드, 대장, 비밀기록물, 간행물, 행정박물 등의 관리번호를 기재한다.

카드, 대장, 행정박물 등의 세부 내용을 기재한다.

해당 기록물의 용역 또는 사업명을 기재한다.

(예시 : 사찰문화재 관리 실태조사 용역)

당해 기록물의 용역 또는 사업을 시행한 기관명을 기재한다.

(예시 : 0000연구소, 0000박물관)

문서, 카드, 대장 등의 비치기록물 여부를 기재한다.

(예시 : 비치 또는 비치 아님)

해당 기록물의 보존관리에 관한 기타정보를 기재한다.

(예시 : 현상변경 승인번호, 발굴조사 허가번호 등)

[별지 제3호 서식]

이관연기 신청서

1. 기록물철의 이관을 연기하는 경우

기관명(부서명) :

일 련 번 호	기록물철분류번호	기록물철 제 목		생산연도	이관희망 연 도	연장사유

2. 개별관리기록물의 이관을 연기하는 경우

기관명(부서명) :

일 련 번 호	등록번호	제 목		생산연도	이관희망 연 도	연장사유

년   월   일

기록관리담당자 :                  (인)

기록관리책임자 :                  (인)

처리부서의 장 :                  (인)

문화재청 기록관장 귀하

[별지 제4호서식]

국제표준자료번호 신청서

국제표준도서번호(발행자번호)신청서								처리기간
								5일
발행자명	①(한글또는한문)					③대표자명
	② (영 문)
④주 소	□□□ - □□□						TEL:
							FAX:
⑤출판사 홈페이지 주소					⑥전자우편 주소
⑦출판사 신고(등록)번호					⑧출판사 신고 (등록)년월일
⑨도서번호 담당자		성명 : 직명 : TEL :
⑩현재까지 기발행도서 종수			종		⑪주요 출판분야
⑫전년도 1년간 출판 종수			종		⑬금후 연간 출판 예정 종수		약 종
⑭특기사항
위 발행자에 대하여 ｢도서관법｣ 제21조제1항에 따른 국제표준도서번호를 부여하여 주시기 바랍니다. 년 월 일 신청인 서명 또는 날인 국립중앙도서관장 귀하
※ 구비서류 : 1. 연간 출판(예정)목록 1부 2. 출판사신고필증(출판사등록증) 사본 1부								수수료
								없 음

210㎜×297㎜(일반용지 60g/㎡(재활용품))

[별지 제5호서식]

국제표준연속간행물번호 신청서

국제표준연속간행물번호신청서													처리기간
													5일
①발행처(자)명 (공식명칭)	(한글또는한문)
	(영 문)
②주 소	□□□ - □□□										TEL :
											FAX :
③대표자명				④등록번호						⑤등록년월일
⑥배정사유	□ (1) 발행예정 간행물 □ (2) 현재 서명으로 발행되고 있는 간행물 □ (3) 폐간된 자료의 복간 □ (4) 다른 매체 또는 언어 로 발행되는 자료					□ : 발행예정일: 년 월 일 □ : 번호적용일: 년 월 일 □ : 창 간: 년 월 일 □ : 복 간 일: 년 월 일 ( 권호)부터
⑦간행물명	한글또는한문
	영 문
⑧변 경 간행물명	한글또는한문
	영 문
⑨변 경 전 간행물명	한글또는한문
	영 문
⑩관 련 간행물명	한글또는한문
	영 문
⑪간행물등록번호									⑫간 행 빈 도
⑬본 문 언 어									⑭기타언어판
⑮발 행 국									⑯발 행 형 태
⑰발행처 이메일					수신				특기사항
핸 드 폰					여부
발행처 홈페이지
위의 자료에 대하여 ｢도서관법｣ 제21조제1항에 따른 국제표준연속간행물번호를 부여하여 주시기 바랍니다. 년 월 일 신청인 서명 또는 날인 국립중앙도서관장 귀하
※ 구비서류 : 1. 간행물 견본(표지, 목차, 판권지) 1부 2. 정기간행물등록증(판매를 목적으로 하는 유가지만 해당)사본 1부 ※ ④⑤⑧⑨⑩⑪⑭⑮⑯⑰ 란은 해당사항이 있는 경우에 한하여 기재합니다.													수수료
													없음

210㎜×297㎜(일반용지 60g/㎡(재활용품))

[별지 제6호서식]

시청각물의 기본목록 및 세부목록 작성서식

기본목록정보
연번	관리 번호	생산 부서	단위 업무 (과제)	관련 문서 번호	생산 연도	보존 기간	상세 제목	내용 요약	수량		공개 구분	매체 형태	파일 규격	위치 정보
									권/점	건수/ 매수
①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩	⑪	⑫	⑬	⑭	⑮

세부목록정보
색인 연번	건 제목	상세 설명	촬영 일자	촬영 장소	촬영자	등장 인물	촬영 대상	문화 재명	지정 번호	지정 일자	용역/ 사업명	저작권
												허용여부	저작 권자	연락처
⑯	⑰	⑱	⑲	⑳

※ 기본목록 및 세부목록은 엑셀로 작성․전자파일로 관리하여야 함

<작성예시>

① 기본목록의 연번을 기재한다.

② 해당 시청각물의 관리번호를 기재한다.

③ 해당 시청각물의 생산부서명을 기재한다.

④ 해당 시청각물과 관련된 단위업무 또는 단위과제 명을 기재한다.

⑤ 해당 시청각물이 첨부물인 경우 관련 문서의 번호를 기재한다.

(예시 : 천연기념물과-125)

⑥ 해당 시청각물의 생산연도를 기재한다.(예시 : 2007)

⑦ 해당 시청각물과 관련된 단위업무 또는 단위과제에 부여된 보존기간을 기재한다.

⑧ 해당 시청각물에 기재된 상세 제목을 모두 기재한다.

(예시 : 천연기념물 제245호 실태조사연구용역보고서 디지털사진)⑨ 해당 시청각물의 주제, 제작 목적, 수록내용, 특이사항, 기타 정보 등을 요약하여 기재한다.

⑩ 해당 시청각물의 수량을 기재한다. 사진앨범 등의 경우 1권, CD 등의 경우 1점 등으로 표기한다.

⑪ 해당 시청각물에 수록된 세부 건수(색인목록 건수)를 기재하고, 각 건에 대한 사진 매수 또는 상영시간 등을 기재한다.

(예시 : 총 5건, 사진 60매 또는 2건 60분)

⑫ 해당 시청각물에 수록된 내용 중 비공개 대상 정보유무를 판단하여 공개 또는 비공개로 기재한다.

⑬ 시청각물의 매체 형태를 기재한다.

⑭ 시청각물의 파일 규격을 기재한다.

(예시 : TXT, JPG, TIFF, PDF/A 등)

⑮ 시청각물의 위치정보를 기재한다.(예시 : 천연기념물과 15번 캐비닛)

⑯ 해당 시청각물의 색인목록 연번을 기재한다.

⑰ 해당 시청각물의 각각의 건 제목을 기재한다.

(예시 : 숭례문 전경사진(남에서 북으로) 또는 문화재청 개청 5주년 기념행사 개회선언 등과 같이 기재)

⑱ 해당 시청각물에 수록된 각각의 건에 대한 상세 설명을 기재한다.

(예시 : 2007년 9월 10일 실시한 숭례문 실측조사 과정에서 촬영한 전경사진임)

⑲ 해당 시청각물의 촬영일자를 기재한다.(예: 2007.09.05)

⑳ 해당 시청각물의 촬영장소를 기재한다.

(예시 : 서울 종로구 00동 00번지 숭례문 앞 00빌딩 옥상)

시청각물의 촬영자(제작기관, 업체 등)를 기재한다.

(예시 : 한국00연구소 또는 홍길동)

시청각물 속에 등장하는 주요 인물을 기재한다.

(예시 : 문화재청장 000(1열 우1), 국무총리 000(1열 중앙)… 등)

해당 시청각물의 촬영 대상(인물 또는 문화재, 출토유물, 유적조사 현장 등)을 기재한다. (예시 : 문화재청장 000, 국보 제00호 문화재명)

촬영대상이 문화재인 경우 문화재명을 기재한다.

문화재의 지정번호를 기재한다.(예시 : 국보 제000호)

문화재의 지정일자를 기재한다.(예시 : 1962.03.25.)

시청각물과 관련된 용역명 또는 사업명을 구체적으로 기재한다.

(예시 : 2007년도 국가지정 불교문화재 전통문양 학술조사연구용역)

해당 시청각물의 저작권 사용의 허용 여부에 대해 기재한다.

(예시 : 허용, 협의 중, 불허)

해당 시청각물과 관련된 저작권자의 기관명 또는 성명을 기재한다.

(예시 : 문화재청, 사단법인 0000연구소, 00대학교 박물관, 홍길동)

해당 시청각물의 저작권협의 등을 위해 필요한 저작권자의 연락처 등을 기재한다.

[별지 제7호서식]

도면기록물의 기본목록 및 세부목록 작성서식

기본목록정보
연번	관리 번호	생산 부서	단위 업무 (과제)	관련 문서 번호	생산 연도	보존 기간	상세 제목	내용 요약	수량		공개 구분	매체 형태	파일 규격	위치 정보
									권/점	건수/ 매수
①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩	⑪	⑫	⑬	⑭	⑮

세부목록정보
색인 연번	건 제목	상세 설명	제작 일자	제작 기관	작성 자	관련 문화 재명	지정 번호	지정 일자	용역/사업명	저작권
										허용여부	저작 권자	연락처
⑯	⑰	⑱	⑲	⑳

※ 기본목록 및 세부목록은 엑셀로 작성․전자파일로 관리하여야 함

<작성예시>

① 기본목록의 연번을 기재한다.

② 해당 도면기록물의 관리번호를 기재한다.

③ 해당 도면기록물의 생산부서명을 기재한다.

④ 해당 도면기록물과 관련된 단위업무 또는 단위과제명을 기재한다.

⑤ 해당 도면기록물이 첨부물인 경우 관련 문서의 번호를 기재한다.

(예시 : 궁능관리과-125)

⑥ 해당 도면기록물의 생산연도를 기재한다.(예시 : 2007)

⑦ 해당 도면기록물과 관련된 단위업무 또는 단위과제에 부여된 보존기간을 기재한다.

⑧ 해당 도면기록물에 기재된 상세 제목을 모두 기재한다.

(예시 : 국보 제000호 00사 대웅전 해체복원사업 설계도면)

⑨ 해당 도면기록물에 대한 개요, 제작 목적, 수록내용, 특이사항, 기타 정보 등을 요약하여 기재한다.

⑩ 해당 도면기록물의 수량을 기재한다. 도면 원도인 경우 1권, CD 또는 DVD 등의 경우 1점 등으로 기재한다.

⑪ 해당 도면기록물에 수록된 세부 건수(색인목록 건수)를 기재하고, 각 건에 대한 도면 매수를 기재한다.(예시 : 15건 15매)

⑫ 해당 도면기록물에 수록된 내용 중 비공개 대상 정보유무를 판단하여 공개 또는 비공개로 기재한다.

⑬ 도면기록물의 매체 형태를 기재한다.

(예시 : 전자 또는 비전자, 원도/청사진/CAD파일 등)

⑭ 해당 도면기록물의 파일 규격을 기재한다.

(예시 : A1, A0, A3 또는 TXT, JPG, TIFF, PDF/A 등)

⑮ 도면기록물의 위치정보를 기재한다.(예시 : 궁능관리과 5번 캐비닛)

⑯ 해당 도면기록물의 색인목록 연번을 기재한다.

⑰ 해당 도면기록물의 각각의 건 제목을 기재한다.

(예시 : 국보 제000호 00사 대웅전 평면도, 입면도, 상세도, 부분도, 단면도, 입단면도 등)

⑱ 해당 도면기록물에 수록된 각각의 건에 대한 상세 설명을 기재한다. (예시 : 국보 제000호 00사 대웅전의 평면도)

⑲ 해당 도면기록물의 제작일자를 기재한다.(예시 : 2007.09.05)

⑳ 도면기록물의 제작기관을 기재한다.

(예시 : 문화재청 궁능관리과, 서울 00건축사무소)

도면기록물의 실제 작성자를 기재한다.(예시 : 설계사 홍길동)

도면기록물과 관련된 문화재명을 기재한다.

(예시 : 국보 제000호 00사 대웅전)

관련 문화재의 지정번호를 기재한다.(예시 : 국보 제000호)

문화재의 지정일자를 기재한다.(예시 : 1962.03.25.)

해당 도면기록물과 관련된 용역명 또는 사업명을 구체적으로 기재한다. (예시 : 2007년도 국고보조사업 국가지정 불교문화재 복원사업)

도면기록물의 저작권 사용의 허용 여부에 대해 기재한다.

(예시 : 허용, 협의 중, 불허)

해당 도면기록물과 관련된 저작권자의 성명을 기재한다.

(예시 : 문화재청, 서울 000건축사무소, 설계사 홍길동)

해당 도면기록물의 저작권협의 등을 위해 필요한 저작권자의 연락처 등을 기재한다.

[별지 제8호서식]

기록물 정수점검 및 상태점검 서식

1. 기록물 정수점검 계획서

정수점검 계획서

제 호 ( 기록물 형태 : )						점검일자		담당자		확 인
일련 번호	서고번호	서가번호	구분 (상자/봉투)	관리번호 시작	관리번호 끝		이상 유무		조치사항

2. 기록물 상태점검 계획서

상태점검 계획서

가. 종이류 기록물

제 호 ( 기록물 형태 : )							점검일자		담당자		확 인
일련 번호	서고 번호	서가 번호	관리번호	점검내용 및 점검전 등급(점검후 등급)
				파손	잉크 탈색	재질 변색		건조화		재질 오염		산성화
				( )	( )	( )		( )		( )		( )

나. 사진․필름류 기록물

제 호 ( 기록물 형태 : )								점검일자		담당자		확 인
일련 번호	서고 번호	서가 번호	앨범 번호	관리번호	점검내용 및 점검전 등급(점검후 등급)
					재질	파손	감광 유제층		긁힘 구겨짐		재질 오염		수침
					( )	( )	( )		( )		( )		( )

다. 오디오류 기록물

제 호 ( 기록물 형태 : )									점검일자			담당자		확 인
일련 번호	서고번호	서가 번호	관리 번호	점검내용 및 점검전 등급(점검후 등급)
				재질 칼라	수축 변형	부스 러짐	도포층 파 괴	오디오 신 호		잡음	파손		긁힘 구겨짐		재질 오염
				( )	( )	( )	( )	( )		( )	( )		( )		( )

라. 비디오․영화필름류 기록물

제 호 ( 기록물 형태 : )										점검일자			담당자			확 인
일련 번호	서고번호	서가 번호	관리 번호	점검내용 및 점검전 등급(점검후 등급)
				재질 칼라	수축 변형	부스 러짐	도포층 파 괴	잡음	파손		긁 힘 구겨짐	재질 오염		오디오 신 호	영 상 신 호		제 어 신 호
				( )	( )	( )	( )	( )	( )		( )	( )		( )	( )		( )

마. 행정박물류

제 호 ( 기록물 형태 : )							점검일자		담당자		확 인
일련 번호	서고 번호	서가 번호	관리 번호	점검내용 및 점검전 등급(점검후 등급)
				재질	외관	변색		파손		재질 오염		그 밖에
				( )	( )	( )		( )		( )		( )

[별지 제9호서식]

기록관 보존서고 출입자관리대장

점검일자	담당자	확인

연번		일 자	출입시간	소 속	성 명	목 적	비고

[별지 제10호서식]

기록물 대출 연장신청서

구분	신청인					신청내용
일련 번호	부서명	성명	연락처	신청 일자	연장 기간	서가 번호	보존 상자 번호	관리 번호	기록물철제목	반납 예정 일자

업무참조를 위해 기록물의 대출을 연장하고자 신청합니다.

년   월   일

신청자 : 소속            직급               성명            (인)

접수자 : 소속            직급               성명            (인)

확인자 : 소속            직급               성명            (인)

문화재청 기록관장 귀하

[별지 제11호서식]

기록물 열람․대출 신청서

구분	신청인				신청내용
일련 번호	부서명	성명	연락처	신청 일자	서가 번호	보존 상자 번호	관리 번호	기록물철제목	반납 예정 일자

업무참조를 위하여 기록물을 열람/대출하고자 신청합니다.

년   월   일

신청자 : 소속            직급               성명            (인)

접수자 : 소속            직급               성명            (인)

확인자 : 소속            직급               성명            (인)

문화재청 기록관장 귀하